|
Обратимся к определениям:
ISO 9000
документ (3.7.2)
информация и соответствующий носитель
нормативно-техническая документация (3.7.3)
документы, устанавливающие требования
записи (3.7.6)
документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
Стандарт требует установить порядок управления записями и документацией.
Конечно, можно объединить документированные процедуры в одну, но при этом надо четко представлять, что есть различие между управлением документацией, устанавливающей порядок, и документами, демонстрирующими результат деятельности.
Общее для управления этими двумя видами документов только то, что необходимо определить место их хранения и способы защиты от повреждения и несанкционированного доступа.
Для документов, устанавливающих деятельность, требуется:
- определить ответственность за разработку, проверку и утверждение, например в перечне актуальных документов
- определить порядок и ответственность за рассылку актуальных версий на рабочие места
- определить способ идентификации изменений, например средствами WORD или в таблице изменений
- определить порядок анализа. Утверждения и рассылки измененных документов
- определить порядок архивирования или аннулирования устаревших версий документов
- определить ответственность за управление внешними документами, к которым можно отнести ГОСТы, ТУ, СНИПы, отраслевые руководящие документы, документы холдинга и пр.
Для управления записями необходимо определить:
- с какой целью ведется запись, демонстрирующая результат или являющаяся свидетельством, подтверждающим выполнение действия
- составить список поддерживаемых записей общий для организации или по выделенным процессам в организации;
- ответственность за ведение, хранение и анализ записей;
- установить место и срок хранения записей.
Рассмотрим один из возможных примеров управления документом «Протокол испытаний готовой продукции». Заполненные протоколы являются записями, подтверждающими проведенные испытания готовой продукции. Для них необходимо определить ответственного за заполнение протокола, место и сроки хранения, например Папка испытаний готовой продукции для бумажных документов и аналогичная электронная папка на сервере в электронной папке процесса ОТК. Установить срок хранения не менее гарантийного срока продукции, а также ответственного за анализ заполненных протоколов. Обеспечить только установленным лицам доступ для чтения и записи к заполненным протоколам.
При этом форма протокола является документом, устанавливающим порядок его заполнения, управляемый в соответствии с ДП Управление документацией. Это означает, что для формы протокола в Перечне актуальных документов должна быть установлена ответственность за разработку, проверку и утверждение этой формы, а также место хранения электронного документа.
Для того, чтобы подчеркнуть разницу в управлении этих документов, мы рекомендуем разрабатывать две различные процедуры.
Вернуться к общему списку вопросов | 
